Funcionalidades do Orbit: como integrar compras e financeiro em uma única operação

Administrar compras, fornecedores, pagamentos, recebimentos, orçamentos e fluxo de caixa costuma exigir a participação de diferentes departamentos, sistemas e profissionais. Quando essas informações permanecem espalhadas, a empresa perde velocidade, aumenta o risco de erros e encontra dificuldades para entender o impacto financeiro de cada decisão.

É justamente nesse cenário que os módulos de Compras e Financeiro do Orbit ganham relevância.

Neste artigo da série Funcionalidades do Orbit, apresentamos como a plataforma permite organizar o processo de compras, estruturar a gestão de fornecedores, controlar contas a pagar e receber, acompanhar o orçamento e analisar os resultados financeiros da organização.

Mais do que reunir funcionalidades administrativas, o Orbit cria uma conexão entre os processos. Uma solicitação de compra pode seguir um fluxo de aprovação, gerar uma cotação, resultar na escolha de um fornecedor e, posteriormente, transformar-se em uma obrigação financeira.

Esse encadeamento reduz atividades manuais, melhora a rastreabilidade e permite que gestores tomem decisões com base em informações mais consistentes.

Por que integrar compras e financeiro?

A área de compras não deve ser analisada de forma isolada.

Cada pedido aprovado representa um compromisso financeiro. Cada fornecedor contratado pode impactar custos, prazos, qualidade, riscos e continuidade operacional. Cada pagamento realizado altera o fluxo de caixa da empresa.

Quando compras e financeiro trabalham em ferramentas separadas, algumas dificuldades se tornam frequentes:

• Pedidos são aprovados sem considerar o orçamento disponível;
• Informações de fornecedores precisam ser cadastradas mais de uma vez;
• Documentos ficam armazenados em locais diferentes;
• Pagamentos chegam ao financeiro sem o histórico da negociação;
• O gestor não consegue comparar valores previstos e realizados;
• As aprovações acontecem por mensagens, e-mails ou conversas informais;
• A empresa perde visibilidade sobre gastos por departamento;
• Relatórios precisam ser construídos manualmente.

O Orbit busca resolver esses problemas criando uma operação conectada.

A plataforma permite organizar desde a entrada do fornecedor até os relatórios financeiros, passando por homologação, pedidos, cotações, aprovações, pagamentos, recebimentos, reembolsos e análises gerenciais.

O resultado é uma visão mais completa da operação.

O que o módulo de Compras do Orbit permite fazer?

O módulo de Compras foi desenvolvido para organizar o relacionamento com fornecedores e controlar o processo de aquisição de produtos ou serviços.

Entre as principais funcionalidades apresentadas estão:

• Cadastro de fornecedores;
• Convite para novos fornecedores;
• Importação de listas de fornecedores;
• Homologação;
• Avaliação periódica;
• Configuração de critérios de avaliação;
• Criação de pedidos de compra;
• Fluxos de aprovação;
• Criação de cotações;
• Convite de fornecedores para cotações;
• Comparação de propostas;
• Escolha do fornecedor;
• Relatórios de compras.

Esses recursos permitem que a empresa transforme um processo muitas vezes informal em um fluxo estruturado, rastreável e auditável.

Workflows: o ponto de partida para organizar aprovações

Antes de cadastrar pedidos de compra, é importante definir como as aprovações devem funcionar.

No Orbit, essa estrutura é criada por meio de workflows.

Um workflow representa a sequência de pessoas, cargos ou responsáveis que precisam avaliar uma solicitação antes que ela avance. A empresa pode configurar fluxos diferentes para compras, documentos e reembolsos de despesas.

Também existe uma camada específica de aprovação para contas a pagar, localizada dentro do módulo Financeiro. Essa separação acrescenta uma proteção adicional aos processos que envolvem movimentações financeiras.

Como criar um workflow de compras

A configuração de um workflow começa pela definição de um nome para o fluxo.

Depois, a empresa determina as etapas de aprovação. Cada etapa pode ser atribuída a:

• Uma pessoa específica;
• Um cargo;
• Uma função;
• O gestor direto do solicitante;
• Uma responsabilidade geral de aprovação.

Imagine que uma empresa precise estruturar a compra de equipamentos.

O fluxo poderia ser configurado da seguinte maneira:

1. Aprovação do gestor direto;
2. Validação do responsável pelo departamento;
3. Aprovação da diretoria;
4. Encaminhamento para cotação.

Em outro cenário, uma contratação de serviço poderia exigir a aprovação do gestor da área e do responsável financeiro.

A flexibilidade permite adequar o Orbit ao modelo de governança de cada organização.

É possível ter mais de um workflow?

Sim.

Uma empresa pode criar diferentes workflows de acordo com o tipo de produto, serviço, departamento, projeto ou nível de risco.

Em uma construtora, por exemplo, a compra de materiais utilizados diretamente na obra pode seguir um fluxo diferente daquele utilizado para a contratação de um prestador de serviços.

Em empresas maiores, essa distinção é especialmente importante, pois diferentes grupos de compras costumam possuir responsáveis e limites de aprovação próprios.

Ao criar um pedido, o solicitante seleciona o workflow correspondente àquela compra.

É importante observar que, quando a empresa decide utilizar workflows, as solicitações vinculadas àquele processo precisam seguir o fluxo definido. Essa regra evita que etapas de aprovação sejam ignoradas.

Gestão de fornecedores no Orbit

A gestão de fornecedores começa antes da primeira compra.

A empresa precisa conhecer quem está contratando, verificar documentos, avaliar riscos e acompanhar o desempenho do parceiro ao longo do relacionamento.

No Orbit, a gestão de fornecedores pode começar de três maneiras:

• Convite para que o próprio fornecedor realize o cadastro;
• Importação de uma lista já existente;
• Cadastro manual diretamente na plataforma.

Convite para cadastro

A empresa pode informar o nome, o e-mail e o prazo do convite.

O fornecedor recebe uma solicitação para preencher seus dados. Esse processo reduz o esforço da equipe interna e permite que o próprio parceiro forneça as informações necessárias.

Importação de fornecedores

Organizações que já possuem uma base consolidada podem importar os fornecedores para o Orbit.

Essa funcionalidade é útil durante a implantação, porque evita o cadastro individual de cada empresa ou profissional.

Cadastro manual

Também é possível realizar o cadastro diretamente na plataforma.

O formulário pode reunir informações como:

• Razão social;
• CNPJ;
• Categoria;
• E-mail;
• Telefone;
• Site;
• Dados de contato;
• Informações complementares;
• Nível de impacto no negócio.

Os campos obrigatórios são identificados no próprio formulário, ajudando a equipe a concluir o cadastro corretamente.

Classificação do impacto do fornecedor

Um dos recursos relevantes para empresas que adotam sistemas de gestão ou seguem normas de qualidade é a classificação do impacto do fornecedor.

O Orbit permite indicar se o fornecedor possui impacto:

• Baixo;
• Médio;
• Alto.

Essa classificação ajuda a definir a profundidade do processo de homologação.

Um fornecedor de alto impacto é aquele cuja falha pode comprometer diretamente a operação, a entrega ao cliente, a qualidade do produto ou o andamento de um projeto.

Em uma obra, por exemplo, um fornecedor responsável por um material essencial pode ser classificado como de alto impacto, porque o atraso ou a não conformidade pode impedir a continuidade do serviço.

Ao identificar esse nível de impacto, a organização pode exigir uma análise mais criteriosa antes da aprovação.

Homologação de fornecedores

A homologação permite verificar se o fornecedor atende aos requisitos estabelecidos pela empresa.

O processo pode envolver:

• Análise de documentos;
• Certificados;
• Evidências de experiência;
• Comprovações técnicas;
• Licenças;
• Qualificações;
• Histórico de fornecimento;
• Aprovações internas.

No cadastro do fornecedor, o Orbit apresenta o status da homologação.

Esse status pode ser atualizado para situações como:

• Pendente;
• Em análise;
• Aprovado;
• Rejeitado.

A plataforma também mantém o histórico da homologação, incluindo o responsável pela aprovação e as observações registradas.

Essa rastreabilidade é relevante para auditorias, certificações e processos de controle de qualidade.

Gestão de documentos durante a homologação

Os documentos podem ser vinculados a partir de arquivos que já estejam armazenados na organização ou enviados diretamente para a plataforma.

Caso a empresa utilize um workflow de aprovação documental, os arquivos relacionados ao fornecedor também podem passar por esse processo.

Dessa maneira, a organização consegue registrar não apenas que o fornecedor foi aprovado, mas também quais evidências sustentaram a decisão.

Avaliação de fornecedores

A homologação verifica se o fornecedor está apto a iniciar ou manter uma relação comercial. A avaliação, por sua vez, acompanha o desempenho apresentado durante a execução dos serviços ou fornecimentos.

No Orbit, cada fornecedor pode possuir critérios específicos de avaliação.

Entre os critérios possíveis estão:

• Qualidade;
• Prazo de entrega;
• Atendimento;
• Cumprimento dos requisitos;
• Preço;
• Capacidade técnica;
• Comunicação;
• Resolução de problemas;
• Conformidade documental.

A empresa pode atribuir pesos diferentes a cada critério.

A soma dos pesos precisa representar 100% da avaliação. Essa regra permite que aspectos mais importantes exerçam maior influência sobre a nota final.

Por exemplo, uma organização pode definir:

• Qualidade: 30%;
• Prazo: 25%;
• Atendimento: 15%;
• Conformidade: 20%;
• Preço: 10%.

Depois que os critérios são salvos, eles podem ser reutilizados nas próximas avaliações daquele fornecedor.

Histórico e tendência de desempenho

Conforme novas avaliações são realizadas, o Orbit cria um histórico.

Esse histórico ajuda a empresa a identificar:

• Melhora de desempenho;
• Queda na qualidade;
• Problemas recorrentes;
• Atrasos frequentes;
• Necessidade de plano de ação;
• Possível desqualificação;
• Manutenção da homologação.

A decisão de continuar comprando deixa de depender apenas de percepções individuais e passa a considerar dados registrados ao longo do tempo.

Como criar um pedido de compra no Orbit

Depois de configurar os workflows e cadastrar os fornecedores, a empresa pode iniciar o processo de compra.

Ao criar um pedido, o solicitante preenche informações como:

• Título;
• Nível de urgência;
• Departamento solicitante;
• Workflow de aprovação;
• Data desejada de entrega;
• Descrição;
• Justificativa;
• Local de entrega;
• Pessoa responsável pelo recebimento;
• Telefone de contato;
• Observações;
• Itens solicitados;
• Quantidades;
• Anexos.

Essas informações ajudam o aprovador a compreender o contexto da solicitação.

Em vez de receber apenas uma mensagem como “precisamos comprar um computador”, o gestor consegue visualizar o motivo, o departamento, o prazo, o item solicitado e o fluxo associado.

Depois do preenchimento, o pedido é enviado para aprovação.

Minhas aprovações: centralização das decisões

Os responsáveis por aprovações conseguem visualizar as solicitações em uma área específica.

Nessa tela, o aprovador pode analisar os detalhes do pedido e tomar uma decisão.

O histórico registra por quais etapas a solicitação passou, quem aprovou e em qual momento a decisão foi tomada.

Esse recurso reduz a dependência de e-mails e mensagens.

Além disso, contribui para que a empresa demonstre que as compras passaram pelos responsáveis adequados antes da contratação.

Cotações no Orbit

Depois da aprovação, o pedido pode avançar para a cotação.

Uma cotação pode ser criada a partir de um pedido de compra ou iniciada diretamente na área correspondente.

Quando a cotação é aberta, a empresa pode definir:

• Prazo para envio das propostas;
• Horário de encerramento;
• Quantidade mínima de propostas;
• Fornecedores convidados;
• Itens solicitados;
• Informações adicionais.

Os fornecedores cadastrados podem ser convidados para participar.

Cada participante recebe a solicitação e apresenta sua proposta. Depois, a equipe consegue visualizar os dados e comparar as condições recebidas.

Comparação e aprovação de propostas

Com as propostas registradas, o responsável pode analisar aspectos como:

• Valor;
• Prazo;
• Condições comerciais;
• Itens incluídos;
• Capacidade do fornecedor;
• Histórico de avaliações;
• Adequação ao pedido.

A proposta selecionada fica vinculada ao processo.

O pedido passa a apresentar informações como:

• Fornecedor escolhido;
• Valor estimado;
• Valor efetivado;
• Quantidade de itens;
• Resultado da cotação;
• Histórico da aprovação.

Essa estrutura conecta a solicitação inicial à contratação realizada.

Relatórios do módulo de Compras

Os relatórios ajudam a transformar o histórico operacional em informação gerencial.

Entre as análises apresentadas pelo Orbit estão:

• Pedidos por status;
• Pedidos criados;
• Pedidos aprovados;
• Pedidos rejeitados;
• Taxa de aprovação;
• Valor total aprovado;
• Gastos por departamento;
• Indicadores de cotações;
• Participação de fornecedores;
• Estatísticas de preços por item.

Com esses dados, a organização consegue identificar onde os recursos estão sendo utilizados e como o processo de compras está funcionando.

A empresa também pode perceber, por exemplo, se determinado departamento apresenta muitas solicitações urgentes ou se grande parte dos pedidos é rejeitada por falta de informação.

Esses indicadores ajudam a aprimorar o processo.

O que o módulo Financeiro do Orbit permite fazer?

Depois de organizar as compras, a empresa precisa controlar o impacto financeiro das decisões.

O módulo Financeiro reúne funcionalidades relacionadas a:

• Plano de contas;
• Fornecedores financeiros;
• Clientes;
• Centros de custos;
• Categorias gerenciais;
• Métodos de pagamento;
• Acessos e permissões;
• Contas bancárias;
• Orçamentos;
• Contas a pagar;
• Contas a receber;
• Fluxo de caixa;
• Relatórios financeiros;
• DRE;
• Análises de orçamento versus realizado;
• Reembolsos de despesas;
• Informações gerenciais geradas pela Olívia.

Na apresentação que serviu de base para este artigo, recursos como conciliação bancária, emissão de notas fiscais e controle de estoque foram mencionados dentro do roadmap de evolução da plataforma. Por se tratar de uma informação temporal, a disponibilidade atual dessas funcionalidades deve ser confirmada diretamente com a equipe do Orbit.

A importância dos cadastros financeiros

A operação financeira depende da qualidade dos cadastros.

Antes de lançar pagamentos e recebimentos, a empresa precisa estruturar informações como:

• Plano de contas;
• Fornecedores;
• Clientes;
• Centros de custos;
• Categorias;
• Métodos de pagamento;
• Bancos;
• Responsáveis;
• Regras de acesso.

Essa etapa pode exigir mais atenção durante a implantação, mas evita inconsistências na operação futura.

Quando os cadastros são feitos corretamente, os lançamentos se tornam mais simples e os relatórios mais confiáveis.

Plano de contas

O plano de contas organiza as entradas e saídas financeiras de acordo com sua natureza.

No Orbit, a empresa pode:

• Utilizar modelos disponíveis;
• Importar um template;
• Criar uma estrutura personalizada;
• Adicionar novas contas;
• Editar contas existentes.

A participação da contabilidade nessa configuração é recomendada.

Uma estrutura bem construída permite que a plataforma organize os lançamentos e gere relatórios como a Demonstração do Resultado do Exercício, a DRE.

Ao adotar um modelo padrão, o Orbit cria uma estrutura inicial. A empresa pode complementá-la de acordo com sua realidade.

Integração dos fornecedores com o Financeiro

Fornecedores cadastrados no módulo de Compras podem ser vinculados ao Financeiro.

Essa integração evita que os dados precisem ser inseridos novamente.

A recomendação apresentada durante a demonstração é iniciar o cadastro pela área de Compras, principalmente quando o fornecedor precisa passar por homologação e avaliação.

Depois, o cadastro pode ser habilitado para uso financeiro.

Dessa forma, a organização mantém um fluxo mais completo:

1. Cadastro;
2. Homologação;
3. Avaliação;
4. Compra;
5. Cotação;
6. Contratação;
7. Pagamento.

Colaboradores também podem ser cadastrados como fornecedores financeiros quando existe a necessidade de gerar contas a pagar, como em determinados processos de reembolso.

Cadastro de clientes

O cadastro de clientes é utilizado principalmente nas contas a receber.

Quanto mais completas forem as informações, melhor será a capacidade de integração com outros processos, como CRM e emissão de documentos fiscais.

O cadastro pode reunir:

• Razão social;
• Nome;
• Documento;
• Contatos;
• Endereço;
• Informações comerciais;
• Informações fiscais;
• Dados complementares.

Mesmo que algum dado não seja utilizado imediatamente, seu preenchimento pode evitar retrabalho quando novas funcionalidades forem ativadas.

Centros de custos

Os centros de custos permitem identificar qual área, projeto ou unidade é responsável por uma receita ou despesa.

A empresa pode criar centros de custos manualmente ou importá-los a partir de:

• Departamentos;
• Projetos;
• Estruturas existentes.

Cada centro de custo possui um código, um nome, uma origem e uma indicação de status.

Essa classificação ajuda a responder perguntas como:

• Quanto o marketing gastou?
• Qual foi o custo de determinado projeto?
• Quanto uma unidade consumiu do orçamento?
• Quais departamentos concentram as maiores despesas?
• Qual área gerou determinada receita?

Categorias gerenciais

As categorias gerenciais adicionam uma camada complementar de análise.

Elas podem ser utilizadas para agrupar informações que ultrapassam a estrutura tradicional de centros de custos.

Uma empresa pode possuir centros de custos separados para marketing e vendas, mas desejar analisar o custo total de aquisição de clientes.

Nesse caso, uma categoria gerencial pode reunir despesas de diferentes áreas sob uma mesma visão.

As categorias podem ser configuradas como receita ou despesa e identificadas por código, nome, descrição e cor.

Métodos de pagamento

O Orbit permite cadastrar os métodos de pagamento utilizados pela empresa.

Esses métodos podem ser aplicados tanto às contas a pagar quanto às contas a receber.

Entre os exemplos estão:

• Boleto;
• Transferência;
• Pix;
• Cartão de crédito;
• Cartão de débito;
• Dinheiro;
• Débito automático;
• Outros meios personalizados.

A empresa pode utilizar os métodos já disponíveis ou criar novas opções.

Permissões e segurança financeira

O acesso ao Financeiro exige cuidados adicionais.

Mesmo que um usuário possua acesso geral ao Orbit, isso não significa que ele precise visualizar todas as informações financeiras.

A plataforma permite criar uma segunda camada de permissões.

Um usuário pode ter acesso apenas a:

• Contas a pagar;
• Contas a receber;
• Plano de contas;
• Fornecedores;
• Clientes;
• Relatórios;
• Orçamentos;
• Determinadas ações.

Essa segmentação ajuda a proteger dados sensíveis e a respeitar a divisão de responsabilidades.

Também é possível definir regras de aprovação para pagamentos acima de determinados valores.

Por exemplo, contas de até R$ 1.000 podem seguir um procedimento, enquanto pagamentos superiores precisam da aprovação de um gestor.

Cadastro de bancos

As contas bancárias também fazem parte da configuração financeira.

A empresa informa os bancos utilizados e registra o saldo inicial de cada conta.

Esses dados são necessários para acompanhar pagamentos, recebimentos e projeções de caixa.

Enquanto não houver integração ou conciliação automática, o cadastro funciona como uma base para os controles realizados dentro da plataforma.

Orçamento empresarial no Orbit

O orçamento cria uma referência para comparar o que a empresa planejou com o que realmente aconteceu.

No Orbit, é possível criar diferentes orçamentos para:

• Departamentos;
• Projetos;
• Unidades;
• Áreas de negócio;
• Serviços;
• Empresas;
• Períodos fiscais.

Ao criar um orçamento, o usuário define:

• Nome;
• Ano fiscal;
• Centro de custo;
• Contas relacionadas;
• Valores previstos;
• Distribuição mensal.

O preenchimento pode ser feito mês a mês.

Também é possível repetir um valor em todos os meses ou dividir um montante anual ao longo do período.

Inteligência orçamentária

O Orbit permite utilizar informações estratégicas para apoiar a construção do orçamento.

O usuário pode fornecer dados como:

• Objetivos de crescimento;
• Nível de agressividade da estratégia;
• Receita esperada;
• Estrutura de custos;
• Diferenciais competitivos;
• Prioridades;
• Informações do planejamento estratégico.

Com base nesses dados, a plataforma pode apresentar uma primeira previsão orçamentária.

A proposta pode ser revisada antes de ser aplicada.

Quanto mais informações históricas e orçamentárias estiverem disponíveis, mais rica tende a ser a análise do previsto versus realizado.

Contas a pagar

O lançamento de contas a pagar pode ser feito manualmente ou por meio da importação de planilhas.

Para registrar uma obrigação, o usuário informa dados como:

• Fornecedor;
• Valor;
• Descrição;
• Data de emissão;
• Competência;
• Conta contábil;
• Centro de custo;
• Projeto;
• Código de referência;
• Categoria;
• Parcelas;
• Vencimentos;
• Rateios.

A competência merece atenção.

Uma conta pode ser paga em determinado mês, mas pertencer contabilmente a outro período. O registro correto melhora a qualidade dos relatórios.

Rateio entre centros de custos

Uma despesa pode ser dividida entre diferentes áreas.

Imagine uma contratação de R$ 10.000 que beneficia vendas e marketing.

O usuário pode atribuir:

• 50% ao centro de custo de vendas;
• 50% ao centro de custo de marketing.

Esse rateio proporciona uma visão mais precisa dos custos.

Aprovação e pagamento

Quando não existe uma regra de aprovação, a conta pode ser liberada automaticamente.

Quando a empresa configura limites de alçada, pagamentos acima de determinado valor precisam passar pelo responsável indicado.

Depois da aprovação, o usuário pode agendar ou confirmar o pagamento.

O registro inclui:

• Conta bancária;
• Valor pago;
• Data;
• Método de pagamento;
• Juros;
• Tarifas;
• Ajustes.

Após a confirmação, os saldos e indicadores financeiros são atualizados.

Contas a receber

O processo de contas a receber segue uma lógica semelhante.

A principal diferença é que o lançamento é vinculado a um cliente.

O usuário registra:

• Cliente;
• Valor;
• Descrição;
• Emissão;
• Competência;
• Conta contábil;
• Centro de custo;
• Projeto;
• Forma de recebimento;
• Parcelas;
• Vencimentos;
• Rateios.

Quando o valor é recebido, o usuário confirma a conta bancária, a data e o método utilizado.

O recebimento passa a compor os indicadores e o fluxo de caixa.

Fluxo de caixa

O fluxo de caixa é atualizado conforme pagamentos e recebimentos são registrados.

O Orbit permite analisar:

• Saldo;
• Entradas;
• Saídas;
• Valores realizados;
• Valores projetados;
• Próximos vencimentos;
• Períodos específicos;
• Contas contábeis;
• Centros de custos;
• Orçamento.

A empresa pode visualizar, por exemplo, os compromissos dos próximos sete dias ou filtrar apenas as receitas de vendas.

Também é possível incluir o orçamento na análise, criando uma comparação entre a operação prevista e o comportamento real.

Essa visão ajuda a antecipar falta de recursos, identificar períodos de maior pressão financeira e organizar decisões de pagamento.

Relatórios financeiros e DRE

O Orbit reúne informações financeiras em relatórios e visões executivas.

Entre as análises apresentadas estão:

• Receita;
• Despesa;
• Resultado líquido;
• Indicadores financeiros;
• DRE;
• Orçamento versus realizado;
• Receitas por período;
• Despesas por período;
• Resultados por centro de custo;
• Principais clientes;
• Principais fornecedores;
• Visão executiva da organização.

A DRE pode ser visualizada de forma gráfica ou em um formato mais próximo do relatório oficial.

A organização também pode exportar informações para aprofundar a análise ou compartilhar os resultados.

Insights financeiros com a Olívia

A Olívia utiliza as informações registradas no Orbit para apresentar análises financeiras.

Quanto mais completos estiverem os cadastros, lançamentos e orçamentos, maior será o contexto disponível para a geração dos insights.

A visão executiva pode indicar:

• Receita registrada;
• Despesas;
• Resultado;
• Indicadores;
• Comportamento do período;
• Comparações;
• Pontos de atenção.

O orçamento aumenta a profundidade dessa análise porque permite comparar o planejado com o realizado.

Sem essa referência, o sistema consegue mostrar o que aconteceu. Com o orçamento, torna-se possível avaliar se o resultado está acima, abaixo ou dentro do esperado.

Reembolso e prestação de contas

O Orbit também organiza solicitações de reembolso.

Um colaborador pode criar uma prestação de contas informando:

• Título;
• Período;
• Categoria;
• Centro de custo;
• Valor;
• Data da despesa;
• Conta contábil;
• Comprovante;
• Observações.

Os comprovantes podem ser enviados como arquivos ou fotografias.

O lançamento também pode ser realizado manualmente ou com apoio de entrada por voz, de acordo com os recursos apresentados na demonstração.

Depois, a solicitação segue o workflow de aprovação.

Revisão pela tesouraria

Após a aprovação inicial, o reembolso pode ser encaminhado para revisão.

A tesouraria pode:

• Aprovar;
• Solicitar correções;
• Devolver ao solicitante;
• Rejeitar;
• Glosar uma despesa;
• Lançar o valor em contas a pagar.

Uma despesa com item não permitido, por exemplo, pode ser devolvida com a justificativa correspondente.

Quando aprovada, a prestação de contas é transformada em uma conta a pagar. O financeiro define a data do pagamento, o beneficiário, a conta contábil e o centro de custo.

Essa conexão elimina o lançamento duplicado.

Como os módulos se conectam na prática

O principal benefício não está apenas em cada funcionalidade separadamente, mas na conexão entre elas.

Um processo completo pode seguir esta sequência:

1. A empresa convida um fornecedor;
2. O fornecedor realiza o cadastro;
3. Os documentos são analisados;
4. O fornecedor é homologado;
5. Uma área cria um pedido de compra;
6. O pedido segue o workflow;
7. Os responsáveis aprovam;
8. A empresa abre uma cotação;
9. Os fornecedores enviam propostas;
10. A melhor proposta é escolhida;
11. O compromisso é levado ao Financeiro;
12. A conta é classificada;
13. O pagamento segue sua regra de aprovação;
14. O fluxo de caixa é atualizado;
15. O resultado aparece nos relatórios.

A integração cria uma trilha de informações desde a necessidade inicial até o impacto financeiro.

Benefícios da gestão integrada no Orbit

Ao estruturar os processos de Compras e Financeiro no Orbit, a organização pode alcançar benefícios como:

Mais controle

Pedidos, aprovações, propostas, pagamentos e recebimentos ficam registrados.

Maior rastreabilidade

A empresa consegue saber quem solicitou, quem aprovou, qual fornecedor foi selecionado e qual valor foi pago.

Redução de retrabalho

Informações cadastradas em uma área podem ser aproveitadas em outras etapas do processo.

Padronização

Os workflows determinam como cada solicitação deve avançar.

Segurança

As permissões financeiras restringem o acesso a informações e ações sensíveis.

Melhor gestão de fornecedores

A homologação e as avaliações criam uma base objetiva para acompanhar o desempenho.

Visibilidade financeira

O fluxo de caixa, a DRE e os relatórios ajudam a compreender os resultados.

Comparação entre orçamento e realizado

A empresa consegue avaliar se as receitas e despesas estão seguindo o planejamento.

Apoio à tomada de decisão

Os dados operacionais são transformados em análises gerenciais.

Boas práticas para implantar Compras e Financeiro no Orbit

A tecnologia organiza o processo, mas a empresa também precisa definir regras claras.

Antes de iniciar a operação, considere as seguintes etapas.

1. Mapear os processos atuais

Identifique como os pedidos, cotações, aprovações, pagamentos e reembolsos acontecem hoje.

2. Definir os responsáveis

Determine quem solicita, quem aprova, quem compra, quem paga e quem acompanha.

3. Criar os workflows

Configure os fluxos de acordo com tipos de compra, departamentos e limites de alçada.

4. Revisar a base de fornecedores

Elimine duplicidades, atualize informações e identifique quais fornecedores precisam de homologação.

5. Definir critérios de avaliação

Escolha os fatores que realmente demonstram o desempenho de cada fornecedor.

6. Validar o plano de contas

Envolva a contabilidade para garantir que a estrutura atenda aos relatórios necessários.

7. Organizar os centros de custos

Crie uma estrutura que represente departamentos, projetos e unidades.

8. Configurar acessos

Conceda apenas as permissões necessárias a cada usuário.

9. Construir o orçamento

Mesmo um orçamento inicial mais simples melhora a análise financeira.

10. Treinar a equipe

Mostre como abrir pedidos, anexar documentos, aprovar solicitações e registrar movimentações.

A gestão começa no cadastro e evolui para a inteligência

Os módulos de Compras e Financeiro podem parecer complexos porque envolvem diversos cadastros, regras e responsabilidades.

No entanto, depois que a estrutura inicial é organizada, a operação tende a se tornar mais simples.

O cadastro do fornecedor alimenta a compra. A compra alimenta a cotação. A cotação registra a decisão. A decisão gera um compromisso financeiro. O pagamento atualiza o caixa. O caixa alimenta os relatórios. Os relatórios apoiam as decisões.

Essa continuidade é o que transforma o Orbit em uma ferramenta de gestão integrada.

Conclusão

Neste artigo da série Funcionalidades do Orbit, mostramos como os módulos de Compras e Financeiro podem ajudar a organizar processos que afetam diretamente os custos, o caixa e os resultados da empresa.

A plataforma conecta fornecedores, homologações, avaliações, pedidos, cotações, aprovações, contas a pagar, contas a receber, orçamento, fluxo de caixa, reembolsos e relatórios.

Com isso, a empresa deixa de administrar atividades isoladas e passa a acompanhar um fluxo completo.

O ganho não está apenas na automação de tarefas. Está na possibilidade de construir uma operação mais controlada, transparente e orientada por dados.

Se a sua empresa ainda gerencia compras e informações financeiras em planilhas, mensagens e ferramentas separadas, este pode ser o momento de avaliar como uma plataforma integrada pode reduzir riscos e aumentar a capacidade de decisão.

Quer entender como as funcionalidades do Orbit podem ser aplicadas à realidade da sua organização? Entre em contato com a equipe e conheça as possibilidades de configuração dos módulos de Compras e Financeiro.